Cadastrar moradores?

Por:Luiz Fernando de Queiroz Data :26/09/2012 Advogado e colaborador da Folha do Síndico e do Jornal do Síndico

Voltamos a abordar a problemática do cadastramento dos condôminos e moradores do prédio. Quem é quem no condomínio constitui ponto fundamental da própria  segurança e, ao mesmo tempo, sensível incursão no direito à privacidade.  Vejamos, primeiro, o arquivo dos condôminos. Para saber quem é condômino, ou seja,  co-proprietário de unidade autônoma no edifício, o síndico pode solicitar cópia do  registro diretamente aos supostos titulares ou ao registro de imóveis. A informação sobre quem seja proprietário, promitente comprador, cessionário ou  promitente cessionário dos direitos à aquisição de unidades é pública. Consta do  registro de imóveis e, se não consta por não ter sido ainda registrada ou  averbada, vale o que estiver registrado. O problema é que não custa pouco solicitar certidão individualizada de todas  as unidades, por isso o melhor é obtê-las com os condôminos e só pagar as dos que se recusarem a fornecê-las. Com base nas certidões o síndico poderá montar uma relação de  condôminos-proprietários, aptos a participar das assembleias e nelas votar. Evitará, com isso, o constrangimento de só descobrir, tempos depois, que alguém que se fez passar por condômino na realidade só era parente, ou amigo íntimo do verdadeiro proprietário, não estando legalmente habilitado a deliberar e decidir como os demais. Para que a lista não se torne obsoleta, toda vez que houver alienação de unidade ou solicitação de mudança do nome do condômino nas taxas ou  nos boletos de cobrança, o síndico (ou administradora) deve pedir certidão atualizada do interessado, ou fazê-lo às custas do condomínio.  Memória visual Quanto se trata da elaboração do cadastro de moradores, é preciso agir com maior  cuidado, uma vez que não se pode obrigar nenhuma pessoa a fornecer seus dados pessoais. Aliás, tal tipo de levantamento deve conter o mínimo necessário de informações que os condôminos, em assembleia, julgarem indispensáveis a melhorar a segurança  do próprio prédio. Poderá, por exemplo, incluir ou não, dados sobre o estado civil  dos moradores (quem é solteiro, casado, separado, ajuntado), profissão, endereço  e telefone comercial, relação com o condomínio (proprietário, empregado doméstico,  inquilino etc.), nome de parentes e amigos que mais o visitam e assim por diante. Cada condômino tem o direito de fornecer as informações que, a seu juízo, forem  convenientes e que não o fizerem sentir-se invadido em sua privacidade. Não  custa lembrar que é preciso fazer duas relações, uma mais completa, que ficará em poder do síndico, e outra mais reduzida, à disposição da portaria, com  instruções adequadas sobre como utilizá-las, para que não se caia no  perigo maior de fornecer a estranhos dados que só interessam à administração do condomínio. Tão importante quanto cadastrar os moradores é, a nosso ver, escolher  porteiros com boa memória visual, que possam identificar de imediato quem  não é residente ou visitante habitual do prédio, sem necessidade de consultar  qualquer lista. Aplicando esta habilidade, o porteiro poderá mais facilmente agir com firmeza com relação a estranhos. Apesar de todas as advertências, é comum ver porteiros  dando livre acesso a qualquer pessoa bem apessoada, especialmente em edifícios com muitas unidades, simplesmente porque não sabem reconhecer  de pronto quem é morador ou não. Autor :Luiz Fernando de Queiroz Data :26/09/2012 Advogado e colaborador da Folha do Síndico e do Jornal do Síndico

Economia no condomínio - Gestão correta de funcionários diminui até 30% da taxa

Cortar gastos reduz em até 30% a taxa de condomínio

Entre os principais desafios está a diminuição do valor da folha de pessoal

Água, luz, gás, manutenção, folha de funcionários, seguros, impostos e fundo de reserva. Não raro, a matemática dos síndicos é vencida pela lista de despesas dos condomínios, e a sonhada diminuição da taxa condominial é adiada. O desafio de cortar gastos é um dos temas que serão debatidos no 1º Congresso Norte-Nordeste de Gestão de Condomínios, nos dias  29 e 30, no Hotel Pestana.

Um dos palestrantes do evento, o diretor da AC Assessoria Contábil Condominial, o contador Ary Cabral, explica que há vários focos de despesas que devem ser atacados. Os dois principais são a folha de funcionários e a inadimplência, nessa ordem. Com ações nessas áreas e medidas de economia de água e luz, a redução da cota condominial  pode chegar a 30%, segundo Cabral.

Na Bahia, os  gastos com funcionários se tornaram ainda maiores nos últimos quatro anos, período em que o reajuste salarial da classe de porteiros, vigilantes e seguranças foi de 52%. 

"Em média, 70% (da taxa de condomínio) são para despesas com funcionários. Se o serviço for terceirizado, pode chegar a 85%", estima a gestora da Objetiva Administradora de Condomínios, Ivana Vianna.

 Cabral conta que já conseguiu baixar em 45% o valor da folha de pagamento ao substituir mão de obra terceirizada por própria.  "Os condôminos usaram a economia para obras, mas, se tivessem optado por diminuir a cota do condomínio, ela teria caído em 25%". 

Nem sempre, no entanto, vale a pena abrir mão da terceirização. Com  empresas mediando a relação com os funcionários, evitam-se  passivos trabalhistas, que pesam no bolso dos condôminos. Ivana relata que, em condomínios geridos por síndicos não profissionais, é comum o desvio de funções dos contratados, abrindo espaço para processos judiciais.

Outro problema relacionado à gestão de pessoas em condomínios é a falta de controle sobre horas extras. "Assessorei um condomínio que trabalhava com cinco funcionários e pagava em torno de 110 horas extras por mês. Mudamos a escala e caiu para 34. Por lei, a diminuição de horas extras não precisa ser indenizada. Só quando se cortam todas as horas que eram feitas pelo funcionário", explica o diretor da AC Assessoria Contábil Condominial.

Além do planejamento de escalas, o investimento em tecnologia pode ajudar a redução de gastos com horas extras e até do próprio quadro de funcionários. "Teve condomínio que passou de cinco para três (contratados) com a automatização do portão e a instalação de porteiro eletrônico e de câmeras de vigilância. Demitiram os dois porteiros que trabalhavam de manhã", conta Cabral.

Inadimplência

Ao lado da folha de pagamento, a inadimplência é um dos principais fatores que engordam a cota condominial. Segundo o presidente da Associação Baiana de Administradoras de Imóveis e Condomínios (Abadi),  Manuel Teixeira, o índice de inadimplência está ligado à administração. Segundo ele, é função do síndico conscientizar os moradores da importância de se pagarem as contas em dia.

Para a gestora da Objetiva Administradora de Condomínios, uma das medidas mais efetivas para reduzir despesas é fortalecer a comunicação entre síndico e condôminos. "O síndico, às vezes, esquece que é um voluntário, trata o condomínio como uma empresa dele e assume ações que não agradam a todos. Isso gera insatisfação e, assim, inadimplência", diz Ivana.

A cobrança dos atrasados também cabe ao gestor. "Deve ser feita de forma impessoal e rápida", diz Teixeira. Tanto pela experiência no setor quanto pelo distanciamento dos moradores, as empresas que administram condomínios têm mais facilidade em fazer a cobrança.

Além da redução da taxa condominial, outros destinos são possíveis para o dinheiro economizado, como obras de manutenção e benfeitorias à área comum, como home theater, parque para crianças, espaço gourmet e academia. Outra opção é usar o dinheiro para economizar ainda mais, com investimento em tecnologia ou nas redes hidráulica e elétrica.

Saiba como diminuir a taxa de condomínio

Horas extras

As despesas com funcionários representam até 85% dos gastos totais de um condomínio. Planejar as escalas corretamente é o primeiro passo para economizar, diminuindo os gastos com horas extras 

Tecnologia

Em alguns casos, o número de funcionários pode ser reduzido com investimentos em tecnologia, como em câmeras de segurança, automatização de portão e porteiro eletrônico

Terceirização Em geral, a contratação de funcionários sem a mediação de uma prestadora de serviços é menos onerosa. Por outro lado, a terceirização  protege o condomínio de eventuais passivos trabalhistas

Inadimplência

É um dos principais motivos de altas taxas condominiais. O síndico deve ser rápido e profissional ao tratar com inadimplentes. Administradoras de condomínio costumam ajudar na cobrança

Água É fundamental que seja realizada revisão periódica nas unidades para checar vazamentos. A individualização de água é outra medida necessária. Em média, ela reduz a conta mensal de água entre 30% e 40%. Prédios novos já têm hidrômetros individualizados

Luz

Instalar  sensores de presença, trocar lâmpadas de LED por lâmpadas fluorescentes e modernizar os elevadores são as melhores medidas para diminuir a conta de luz. Alguns condomínios do Sul-Sudeste têm investido ainda em projetos de energia limpa, como a implantação de painéis solares

Manutenção

A manutenção do prédio deve ser feita, pelo menos, a cada cinco anos. O zelador do prédio e os próprios condôminos devem ficar atentos à estrutura e aos equipamentos do condomínio para evitar problemas

Orçamento

O planejamento orçamentário é a melhor arma para reduzir a taxa de condomínio, com a previsão dos gastos. A contratação de profissionais para ajudar na contabilidade torna o orçamento mais preciso

Fonte: http://atarde.uol.com.br/

Aula de condomínio

Minha Casa, Minha Vida terá 'aula' de condomínio

Quando empurraram o cargo de síndico para Sanjer da Silva, em janeiro do ano passado, uma das primeiras medidas que ele teve de tomar foi rever a decisão do regimento interno entregue pela construtora. Era preciso alterar a regra que impedia que os carros se locomovessem no condomínio Jardim das Acácias, em Brasília, em velocidade superior a 5 km/h. "Era impossível não ser multado pelo descumprimento dessa norma", afirma.

Nesses quase dois anos como síndico, Sanjer diz que o mais problemático do cargo não é a administração contábil nem a cobrança dos calotes na taxa de condomínio, que já alcançaram R$ 700 mil em menos de dois anos de existência, mas tentar manter "pacífica e harmoniosa" a convivência entre os condôminos, cuja maioria é beneficiária do programa do governo federal Minha Casa, Minha Vida.

"A casa é minha e faço o que eu quiser" é a frase que mais escuta a qualquer hora do dia ou da noite, quando vai cobrar um morador por reclamação de barulho ou reformas que não respeitam a padronização votada em assembleia.

Para ensinar os beneficiários do Minha Casa, Minha Vida a morar em condomínios, o governo recorreu, mais uma vez, aos maiores bancos públicos - Caixa Econômica Federal e Banco do Brasil. Com o intuito de não ter desconfigurados os empreendimentos imobiliários entregues pelo programa de habitação popular e para evitar conflitos entre vizinhos, as instituições financeiras receberam autorização para contratar uma empresa especializada em gestão condominial 30 dias antes da entrega dos imóveis.

Com recursos do Fundo de Arrendamento Residencial (FAR), abastecido com dinheiro do Orçamento da União, Caixa e BB se encarregarão de negociar com uma empresa a forma como se dará a gestão condominial e patrimonial do empreendimento, caso a prefeitura, que deveria fazer o trabalho, opte por não executá-lo. As administrações municipais que manifestarem desejo de fazer esse trabalho precisam entregar um plano de ação de até 60% da execução das obras - caso contrário, a responsabilidade vai para os bancos públicos.

Por um ano de assistência, a empresa vai receber até 0,5% do valor de cada unidade habitacional, ou seja, da casa ou do apartamento, cujo valor máximo financiado é de R$ 190 mil no Distrito Federal e nas regiões metropolitanas de São Paulo e Rio.

Educação

O objetivo, segundo o Ministério das Cidades, responsável pela publicação da portaria, é que a empresa, contratada pelo banco público, desenvolva um "trabalho pedagógico" com os moradores para ensinar diretrizes das atividades que devem ser desenvolvidas nos condomínios. De acordo com a secretária nacional de Habitação, Inês Magalhães, além de subsidiar a compra do imóvel, o governo tem de garantir condições para a "sustentabilidade" dos empreendimentos.

"Precisamos fazer o acompanhamento forte dessas famílias. Muitas delas vieram de áreas de extrema vulnerabilidade, de uma outra realidade, em que não era preciso seguir regras tão rígidas", explica.

Além do "trabalho pedagógico", na fase inicial do trabalho, estipulada em um mês, a empresa terá de elaborar a previsão orçamentária e auxiliar na eleição do síndico e do conselho fiscal. Depois, na implantação e organização do condomínio, terá de emitir CNPJ e abrir uma conta Pessoa Jurídica, como também auxiliar na elaboração e adequação do regimento interno. Na terceira fase, após a eleição do síndico e do conselho fiscal, a função se resume a assessorá-los nas assembleias.

 Desde 2009, o Minha Casa, Minha Vida já contratou 3 milhões de moradias, e 1,4 milhão delas foram entregues. A meta é entregar 490 mil unidades habitacionais neste ano, o que representa, segundo o ministério, 32% do total de construções de moradias no País em 2013.

Para Pedro Wähmann, presidente do Secovi-Rio e coordenador da Câmara Brasileira do Comércio e Serviços Imobiliários (CBCSI), o governo sempre se preocupou com a produção dos imóveis, mas não dava a atenção necessária ao pós-entrega das chaves. "A gestão condominial é um trabalho de gente grande. O governo deveria ter acordado há mais tempo sobre sua importância." As informações são do jornal O Estado de S. Paulo.

Fonte: http://atarde.uol.com.br/

Bombeiros vistoriam construções regularmente

Curitiba, 03.05.2012

Embora não haja lei municipal que exija a inspeção predial regular em Curitiba, o Corpo de Bombeiros faz a fiscalização de prevenção contra incêndios (extintores, escadas de emergência, etc) na concessão de alvarás comerciais e de construção, na permissão para moradia após a obra (o chamado Habite-se) e também mediante pedido ou denúncia (que pode ser anônima) em condomínios e estabelecimentos comerciais – exceto casas e construções de menos de 100 metros quadrados.

O serviço pode ser solicitado em um dos quartéis da corporação e nos pontos de atendimento da Prefeitura e do Sebrae e tem o custo calculado pelo tamanho do imóvel (de R$ 87 a R$ 5.800). Caso o prédio não esteja adequado é dado um prazo de 90 dias (para imóvel em obras) ou 30 dias para que os problemas sejam corrigidos. De 2007 a 2009, o número de vistorias passou de 18 mil para 29 mil. “O aumento reflete o crescimento da cidade e não uma preocupação das pessoas com segurança”, afirma o chefe do setor de Vistorias do Corpo de Bombeiros de Curitiba, tenente Davi Daniel Simão.

Para saber qual o quartel mais perto de casa para pedir a vistoria basta ligar para (41) 3351-2000.

Curitiba: Lei que obriga inspeção anual nunca foi regulamentada

Curitiba, 11/03/2009

A Lei Municipal 11.095, de 2004, que estabelece o Código de Posturas de Curitiba e dispõe sobre as normas que regulam a construção e a conservação de edificações na cidade, nunca foi regulamentada.

No documento, o artigo 130 prevê uma inspeção de segurança anual completa nas edificações. “Não implantamos isso como regra porque não sabemos ao certo qual o impacto econômico que isso teria nos condomínios. No entanto, nada impede que isso seja feito no futuro já que está previsto em lei”, explica o secretário municipal de Urbanismo, Luiz Fernando Jamur.

De acordo com ele, a prefeitura prefere, por enquanto, investir em ações educacionais, como palestras para síndicos e administradores, em parceria com o Sindicato de Habitação e Condomínios (Secovi-PR). Segundo Jamur, qualquer cidadão pode pedir, gratuitamente, uma avaliação preliminar do imóvel pela Comissão de Segurança nas Edificações e Imóveis (Cosedi). O serviço pode ser solicitado pelo telefone156, da prefeitura.

Só vistoria técnica garante prédio seguro

Tragédias como a da Igreja Renascer em Cristo, em São Paulo, podem ser evitadas com uma inspeção predial rigorosa e uma manutenção freqüente nas construções

Curitiba, 11/03/2009

O desabamento da cobertura da Igreja Renascer em Cristo, na cidade de São Paulo, em janeiro, que deixou nove mortos e mais de 100 pessoas feridas, poderia ter sido evitado se o imóvel tivesse passado por vistoria técnica periódica. A opinião é de especialistas da área de avaliação de imóveis e é válida para a segurança de todo tipo de construção.

Em 2008, a Defesa Civil de Curitiba recebeu 990 denúncias de problemas estruturais em edificações. Destas, 43 resultaram em visitas dos técnicos do órgão e da Comissão de Segurança de Edificações e Imóveis da Secretaria Municipal de Urbanismo (Cosedi) para avaliar o problema. Ainda no ano passado o órgão recebeu 36 chamados de desmoronamentos, todos sem vítimas. “Esses números não aumentaram ao longo dos anos, mas mantêm uma incidência que revela a falta de manutenção dos imóveis na cidade”, avalia o coordenador técnico da Defesa Civil municipal, Nelson de Lima Ribeiro.

O engenheiro civil da Cosedi Jorge Castro diz que a maioria das pessoas só toma providências no limite do problema. “Ano passado na verificação da situação dos pararraios de 250 prédios tivemos de pedir laudo de todos e, no retorno dos documentos, constatamos que mais de 90% apresentavam problemas. A cultura de prevenção ainda não existe. O proprietário só age sob notificação”. Os problemas mais comuns em Curitiba, de acordo com a Cosedi, são as más condições de telhados e instalações elétricas.

Segundo a presidente do Instituto Brasileiro de Avaliações e Perícias de Engenharia do Paraná (Ibape-PR), Vera Lucia de Campos Corrêa Shebalj, esses problemas começam com sinais simples, como uma rachadura. “Só que a avaliação desses sinais cabe apenas a um perito, engenheiro civil ou arquiteto cadastrado no Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia do Paraná (Crea-PR), não ao síndico ou ao pedreiro do condomínio.”

É a partir da avaliação geral desse perito que outros profissionais serão chamados para a conclusão de um laudo técnico e um plano de manutenção do imóvel.

Custos

A inspeção começa com um custo de R$ 200 por hora de visita técnica. “O laudo completo e o plano variam de R$ 1.500 a R$ 10 mil, dependendo do imóvel”, explica Michael Wahrhaftig Filho, o diretor técnico da Eapar, empresa especializada em inspeções.

O plano de manutenção para um condomínio inclui a classificação dos problemas – que podem surgir de um erro de construção ou da ação do tempo – e a definição de quais são mais urgentes. Indicações básicas de manutenção (como a tinta certa para a fachada), as possibilidades de modernização da edificação e o prazo para as próximas inspeções também constam nesse serviço. Todas as vistorias precisam sempre ter Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) de um profissional habilitado, senão não terão validade legal. Esse detalhe é importante porque o síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente por falhas de administração.

No Plaza Barigui, edifício de 15 andares e 16 anos de construção, no Bigorrilho, em Curitiba, a primeira inspeção predial foi no ano passado. Este ano, até o mês de julho, o condomínio passará por um série de reformas previstas por uma empresa de engenharia “Todos os reparos devem sair R$ 100 mil divididos pelos 58 apartamentos”, explica José Antônio Gomes Neto da administradora de condomínios Condoserv.

No caso da Igreja Renascer, a última inspeção documentada foi em 2000, pelo Instituto de Pesquisas Tecnológicas (IPT). Segundo a Secretaria de Segurança Pública de São Paulo nenhum laudo técnico sobre a tragédia foi concluído ainda, mas a avaliação preliminar da Defesa Civil indicou o sobrepeso e a falta de conservação da estrutura do teto como possíveis causas.

Escolha da empresa

Além de um responsável técnico cadastrado no Crea-PR (fone 0800-410067), a orientação da Cosedi é que a empresa escolhida pelo condomínio tenha boas referências, com obras concluídas e passíveis de visita. Pesquisar no Procon-PR (fone 0800-411512) se a empresa tem registro de reclamações também é indicado para checar a qualidade de seus serviços.

Guarda e Conservação de Documentos - Condomínio

Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos  condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 7 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.

Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.

DOCUMENTOS - PRAZO DA GUARDA

Apólices de Seguro de Vida
 05 anos após a vigência

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSSL)
 07 anos

DARF PIS/Folha
 10 anos

DIRF
 07 anos

Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
 20 anos

GFIP (FGTS - RE / GR)
 35 anos

Folha de Pagamento
 35 anos

Folha de Ponto
 06 anos

Formulário CAGED
 10 anos

GR Contribuição Sindical / Assistencial
 07 anos

GPS
 35 anos

Hollerith / Recibo de Pagamento
 10 anos

Laudo PPRA
 20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho
 Permanente

Processos Trabalhistas
 Permanente

Prontuários de Funcionários
 Permanente

RAIS
 Indeterminado

Recibo de Vale Refeição
 10 anos

Recibo de Vale Transporte
 10 anos

Dossiê (Convenção / Especificação)
 Permanente

Extratos Bancários
 06 anos

GPS - Seguridade Social
 10 anos

Livros de Atas de Assembléia
 Permanente

Orçamentos / Contratos de Obras
 Até o final da garantia

Pastas de Prestação de Contas
 10 anos

Plantas do Condomínio
 Permanente

Seguros de Incêndio - Apólices
 05 anos após a vigência

02/10/2007.

Fonte: Portal de Contabilidade