Guarda e Conservação de Documentos - Condomínio

Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos  condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 7 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS, CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Aos síndicos que estão assumindo o cargo pela primeira vez é aconselhável se inteirar de todo o histórico da documentação a fim de garantir o atendimento as diretrizes legais. Especial atenção merecem os documentos gerados pelo departamento pessoal, que são a imensa maioria, tais como: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, DARF de Imposto de Renda na Fonte, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, guias de recolhimento do INSS, FGTS e contribuições sindicais.

Alguns síndicos, principalmente os novatos, não imaginam que a responsabilidade de guarda destes documentos é imposta pela legislação e que em alguns casos o tempo regulamentado pode chegar a mais de três décadas e que outros nem sequer podem ser descartados, como os documentos inerentes a processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Além de muito valiosos para o histórico e controle, ainda servem como prova e garantia frente a futuras ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento.

Com o aumento dos serviços operacionais e burocráticos, os responsáveis pelos condomínios já recorrem a serviços de empresas especializadas em gerenciamento eletrônico de documentos, principalmente agora que os condomínios foram transformados em uma espécie de agentes do fisco e estão constantemente na mira da Receita Federal.

O diretor de uma dessas empresas especializadas no gerenciamento dos documentos, assinala que já vem desenvolvendo trabalho de microfilmagem e digitalização para condomínios de vários municípios. Segundo ele, a lei confere maior responsabilidade à função do síndico que agora precisa ter sua atenção redobrada com relação a guarda dos documentos.

Sabendo da fragilidade dos documentos armazenados em papel e do riscos eminentes, ele ainda destaca que somente com o uso das avançadas tecnologias de microfilmagem e digitalização pode se garantir total integridade, segurança e longevidade aos arquivos. Esse fator deverá impulsionar crescentemente a contratação de empresas especializadas no setor, uma vez que o arquivo de documentos tornou-se obrigatório por força da lei e estabelece punições aos condomínios que não cumprirem a exigência legal. As providências de armazenamento impostas pela nova lei significam também, garantia de maior tranqüilidade para os condomínios e para os próprios condôminos.

DOCUMENTOS - PRAZO DA GUARDA

Apólices de Seguro de Vida
 05 anos após a vigência

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSSL)
 07 anos

DARF PIS/Folha
 10 anos

DIRF
 07 anos

Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
 20 anos

GFIP (FGTS - RE / GR)
 35 anos

Folha de Pagamento
 35 anos

Folha de Ponto
 06 anos

Formulário CAGED
 10 anos

GR Contribuição Sindical / Assistencial
 07 anos

GPS
 35 anos

Hollerith / Recibo de Pagamento
 10 anos

Laudo PPRA
 20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho
 Permanente

Processos Trabalhistas
 Permanente

Prontuários de Funcionários
 Permanente

RAIS
 Indeterminado

Recibo de Vale Refeição
 10 anos

Recibo de Vale Transporte
 10 anos

Dossiê (Convenção / Especificação)
 Permanente

Extratos Bancários
 06 anos

GPS - Seguridade Social
 10 anos

Livros de Atas de Assembléia
 Permanente

Orçamentos / Contratos de Obras
 Até o final da garantia

Pastas de Prestação de Contas
 10 anos

Plantas do Condomínio
 Permanente

Seguros de Incêndio - Apólices
 05 anos após a vigência

02/10/2007.

Fonte: Portal de Contabilidade

Dicas para cortar despesas em condomínios

Uma das despesas que mais pesam no bolso das pessoas é a habitação. Para quem mora em apartamento, além do custo do aluguel ou parcela do financiamento, ainda existe a despesa com o condomínio, bem alta em alguns casos.

Como a taxa pode sofrer aumentos devido ao reajuste da água, salário dos funcionários etc., qualquer forma de economia é bem vinda. E ao contrário do que muitos pensam, as idéias para cortar despesas não devem partir apenas do síndico ou administrador, mas também dos moradores.

A seguir, dicas do especialista em matemática financeira e consultor em finanças, Marcos Crivelaro, para ajudar na redução do valor do condomínio.

Dicas

Menos funcionários: como as despesas e encargos trabalhistas com funcionários representam metade dos gastos totais dos condomínios, se for possível, peça ao síndico para reduzir o quadro de funcionários e para evitar as horas extras.

Água e luz: de acordo com Crivelaro, estas despesas representam 20% dos gastos dos edifícios. Desta maneira, é importante que sejam implementadas campanhas para uso racional de água e energia elétrica, além do uso de lâmpadas fluorescentes, sensores de movimento e verificações constantes de possíveis vazamentos nas caixas dágua e nos apartamentos.

Pesquisa de preços: na aquisição de produtos de limpeza, de manutenção predial e de segurança. Outro ponto importante a ser cobrado do síndico é o controle da entrada e retirada desses materiais, o que evita furtos, desvios ou desperdícios.

Manutenção preventiva: para evitar problemas como vazamentos e entupimentos de pias e tanques, é necessário que o responsável pelo prédio esteja sempre atento às caixas de gordura e efetue a limpeza regular das caixas dágua e dos filtros de tratamento da água das piscinas.

Evite pagar multas: o condômino que realizar obras que comprometam a segurança da edificação, que alterem a forma e a cor da fachada, das partes e esquadrias externas ou que causem prejuízos ao sossego, salubridade e segurança, poderá, por deliberação de 3/4 dos condôminos restantes, ter de pagar multa correspondente até o quíntuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, conforme a gravidade das faltas.

No caso de atraso no pagamento de condomínio, o devedor ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de 1% ao mês e multa de até 2% sobre o débito.

Reciclagem: separar o lixo para reciclagem, além de ser uma maneira de ajudar o planeta a economizar recursos, pode render algum dinheiro para o condomínio, se os materiais forem vendidos para empresas de reciclagem, por exemplo.

01/04/2008  


  Fonte: Secovi-PR

Uso de carnês para cobrança pode reduzir 50% dos custos

A utilização de formas alternativas de cobrança, como o carnê, pode reduzir os custos de cobrança em até 50%, uma vez que, só com as despesas de confecção, o carnê é em média 60% mais econômico que o boleto bancário. Mas, não é só na confecção que o condomínio pode economizar. De acordo com a administradora de condomínios Solange, proprietária da Razão Assessoria Contábil, o abatimento dos custos pode ser observado nos seguintes aspectos:
Redução das despesas com correio, aproveitamento do tempo dos funcionários
Redução do custo em relação à confecção da ficha de compensação".
Solange é defensora deste tipo de cobrança, que aos poucos vem ganhando espaço nos condomínios. A maior redução dos custos é sem dúvida na postagem. Se um condomínio alterar, por exemplo, a forma de entrega das cobranças de "boleto mensal" para "carnê de cobrança anual" o custo de postagem deve ser reduzido em 91%. Isto porque, o correio irá cobrar os mesmos R$0,80 tanto para um boleto, como para as 12 folhas do carnê anual.

Os custos operacionais também são reduzidos, pois o trabalho de impressão, acabamento e conferência é feito uma única vez no inicio do ano. Estes custos também são relevantes, pois, envolvem, dependendo do tamanho do condomínio ou administradora, muitos funcionários.

Terceirizar este tipo de serviço pode ser uma solução para a diminuição dos custos. “Ao olharmos todo o processo de cobrança desde o lançamento até a chegada do boleto ao condômino, notamos grande ganho tanto para nossa empresa como para o Condomínio”, completa Solange.

Em algumas situações, o carnê não é recomendado. A cobrança de rateio extraordinário e o parcelamento de acordos com inadimplentes, são exemplos onde os carnês são sem dúvida, a melhor opção, em outros, uma análise rigorosa é necessária, pois não são raros os condomínios que não podem esperar até o final do ano para alterar o valor da taxa condominial.

Uma preocupação muito comum dos síndicos, após a alteração da forma de cobrança, é o aumento da inadimplência. Existe um mito de que o carnê possa ser usado como desculpa para o inadimplente deixar de pagar. "Não notamos nenhuma diferença nos índices de inadimplência, pelo contrário, aumentamos a conveniência e a satisfação do bom pagador, já que ele pode, em um único dia, programar o pagamento do condomínio para o ano inteiro.", afirma Solange.

31/03/2014

Vantagens da terceirização de serviços

A terceirização de serviços e de mão-de-obra se tornou uma prática muito comum em condomínios, bancos, shoppings, indústrias e empresas de diversos portes e segmentos. Atualmente, existe a possibilidade de se terceirizar quase tudo: segurança, portaria, recepção, limpeza, transporte, logística, contabilidade, entre outras áreas.

As vantagens da terceirização são muitas e atraem muitas empresas. “Terceirizar é uma ótima solução para muitas empresas. Quando um condomínio, por exemplo, opta por este procedimento, os benefícios são enormes, tanto em relação à qualidade dos serviços, quanto aos custos menores”, afirma Paulo Roberto, diretor comercial do GRUPO GR.

Uma das principais vantagens da terceirização é que o contratante da mão-de-obra consegue focar seus esforços no core business da empresa, deixando a cargo da contratada todas as responsabilidades que envolvem a prestação de serviços, como seleção, admissão, treinamentos e acompanhamentos - ações essenciais para a contratação de profissionais capacitados e competentes.

Os segmentos de segurança e serviços são as áreas mais terceirizadas por grande parte das empresas e dos condomínios, que levam em conta, além da qualificação dos profissionais contratados, a praticidade ao precisarem suprir necessidades urgentes, como a substituição rápida e eficaz de funcionários por motivos de férias, afastamentos, licenças, entre outros. Quando a mão-de-obra é contratada, os custos e dificuldades de se encontrar um substituto para o colaborador ausente ficam a cargo da própria companhia ou condomínio. Já na terceirização, essa substituição é automaticamente realizada pela empresa prestadora de serviços.

“Quando falamos em benefícios da terceirização, podemos citar inúmeras vantagens, mas existem aquelas que são mais evidentes, como, por exemplo, a facilidade de organização e gerenciamento do controle de custos da empresa ou condomínio contratante, que consegue otimizar investimentos em prestação de serviços, como mão-de-obra, uniformes e equipamentos”, diz Paulo Roberto.

Além disso, segundo o especialista Paulo Roberto, terceirizar evita que as empresas que optam por este procedimento tenham que lidar com trâmites jurídicos e possíveis problemas trabalhistas com funcionários, pois é a prestadora de serviços que oferece suporte e que atua com responsabilidade nestas questões.

29/01/2009.

Fonte: Administradores.com.br - Por Pollyanna Mel

Vantagens e desvantagens da terceirização de funcionários

A terceirização de mão-de-obra nada mais é do que a transferência do controle e da responsabilidade do quadro funcional necessário para o bom andamento do condomínio. 

Contrata-se um serviço, que será efetivado pela empresa escolhida. Há uma relação comercial entre condomínio e prestadora, e desta forma deve ser encarada, especialmente no que se refere ao trato para com os empregados. 

Por outro lado, a contratação direta nada mais é do que a manutenção do quadro funcional pelo próprio condomínio. 

Na contratação direta, o condomínio terá de empregar, apesar de não possuir papel social de gerar postos de trabalho, já que seu fim não é diretamente gerar lucro. Logo, optando por tal modalidade atrairá para si funções e obrigações que requerem máximo cuidado e atenção, para as quais seus dirigentes podem não deter habilidade ou disponibilidade, criando sérios problemas. 

Desta forma, a contratação direta traz ao condomínio uma série de implicações, que mesmo controladas pela administradora, dependem da participação efetiva de seus dirigentes, especialmente no que se refere à troca, aumento de salário por merecimento, advertências, controle de horário entre outras cautelas cabíveis a qualquer empregador. 

Por outro lado, a contratação direta oferece ao condomínio a disponibilidade de optar e escolher seus próprios empregados, manejando-os a seu entendimento, criando desta forma uma relação diferenciada para com os mesmos, além do próprio controle dos trabalhos que deve ser efetivado diretamente pelo síndico e seu conselho. 

Todavia, não se pode esquecer que da mesma forma que conduz o trabalho, o condomínio também, em caso de necessidade, demite, e por conseguinte arca com verbas para tal finalidade, logo outro cuidado deve ser tomado, qual seja, a verificação de recursos para a rescisão de um contrato de trabalho, sendo certo que nem sempre a demissão dependerá exclusivamente da vontade dos condôminos, mas certamente da disponibilidade financeira, sem se falar no risco de uma demanda trabalhista. 

Por outro lado, a terceirização se mostra como modalidade bastante adequada à gestão condominial, visto que através dela, se estará contratando uma empresa especializada naquilo que faz, ou seja, controle e prestação de mão de obra, desde que adotadas certas cautelas. 

Na terceirização, a preocupação maior do condomínio deve ser com a escolha da empresa prestadora do serviço, a qual deve atestar sua experiência de mercado, idoneidade financeira e principalmente sua gestão, bem como forma de solução de impasses para com os empregados. 

Outro ponto que merece destaque reside no fato de que por existirem diversas empresas que prestam o serviço de terceirização, o condomínio deve exigir das pretendentes opções de pacotes com preços baixos e alto número de benefícios, tais como câmeras de segurança, cerca elétrica, botão de pânico, linha telefônica, rádios de comunicação, entre outros, sem qualquer custo adicional. 

Além disso, com a terceirização a preocupação do condomínio se restringe ao pagamento da fatura, e, por conseguinte, a exigência de um trabalho de excelência, com a troca de profissionais e demais atos, que se façam necessários para ampla satisfação dos condôminos. 

*Fabiano Zavanella é advogado especializado em Direito do Trabalho e Processual do Trabalho pela PUC-SP e MBA em Direito Empresarial com Extensão para Docência ao Ensino Superior pela FGV-SP. Associado ao Escritório Rocha, Calderon e Adv. Associados, membro da Câmara Brasil-Alemanha de Comércio. Membro e Professor do Instituto Brasileiro de Estudos e Pesquisas em Ciências Políticas e Jurídicas (IPOJUR). 

28/05/2007.

Fonte: Estado de S.Paulo

Fundo de reserva do condomínio

Muitas dúvidas giram em torno do fundo de reserva do condomínio. Como arrecadá-lo? Em que situação ele deve ser usado?
  
Para esclarecer essas questões, o artigo 22 da Lei 8.245/91 traz que o fundo de reserva tem a função de cobrir as despesas extraordinárias do condomínio, sendo obrigação do proprietário constituí-lo.

Todo condomínio deve ter um fundo de reserva. Para formá-lo, é necessário aplicar mensalmente uma porcentagem sobre o orçamento total das despesas ordinárias. A convenção do edifício deve fixar critérios no que diz respeito ao fundo.

A assessora jurídica do Secovi-PR, Adiloar Franco Zemuner, explica que o fundo de reserva não deve ser distribuído aos condôminos e nem deve ser objeto de restituição a moradores que porventura venham a alienar a sua unidade autônoma ou que venham a deixar o condomínio. 'Seu montante é de propriedade do condomínio e não dos condôminos. Por tal razão, o condômino que se retira do condomínio por ter vendido sua unidade, não tem direito a restituir a parte que contribuiu para o fundo', considera.

Fundo de Reserva

É importante esclarecer que o fundo de reserva deve ser aplicado em caderneta de poupança, em estabelecimento bancário escolhido pelo síndico, podendo ser ratificado pelo Conselho Fiscal ou por outro órgão que o substitua. 'Os síndicos devem ter o cuidado de não aplicar o fundo em títulos ou congêneres, dado ao fator da variação de risco e, ainda, pela impossibilidade de sua retirada imediata, numa situação de extrema necessidade', alerta a assessora. Todo condomínio deve ter valores separados sob rubrica 'Fundo de Reserva', visando sua utilização exclusivamente para despesas extraordinárias e eventuais.

A assessora enfatiza que o fundo não deve ser utilizado para atender suprimentos de caixa, podendo o síndico fazê-lo em caso de emergência, a fim de atender despesas inadiáveis e que dizem respeito à supressão de serviços básicos ao condomínio, responsabilizando-se por recompor o saldo antes existente. O fundo de reserva pode ser utilizado pelo síndico para qualquer tipo de investimento, manutenção e/ou conservação desde que, autorizado por deliberação em Assembléia Geral Extraordinária, convocada especificamente para esse fim.

23/04/2008.

Fonte: Secovi-PR

Aluguel de espaço para antenas gera polêmica em Ribeirão (SP)

Alugar uma parte da área dos condomínios para a instalação de antenas de telefonia está se tornando uma prática comum em Ribeirão. Segundo os síndicos, o objetivo é reduzir as despesas para a realização de melhorias nos prédios. Mas o atraente preço dos aluguéis pago pelas empresas têm despertado discussões acirradas entre os moradores e ligado o sinal de alerta da fiscalização municipal: em alguns casos, as antenas estão sendo erguidas sem licença da prefeitura. 

No edifício Barão do Café, próximo ao centro da cidade, o síndico, Wagner de Oliveira Terra, foi informado, no primeiro semestre do ano passado, que a Nextel estava chegando a Ribeirão e procurava terrenos para a implantação de antenas de telefones celulares e rádios móveis. Ele procurou a empresa e fechou um contrato: cederia a cobertura do prédio por R$ 3.200 mensais. 

Antes disso, porém, enfrentou a resistência de moradores preocupados com o nível de radiação emitido pela antena. Uma das moradoras acionou a Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações), que enviou técnicos para uma avaliação e constatou que a que a emissão estava dentro dos limites aceitáveis. O laudo emitido pela Anatel tranqüilizou os moradores, que aprovaram a realização da obra. 

O síndico explica que, com o dinheiro do aluguel, que começou a ser pago pela Nextel em julho do ano passado, os móveis da recepção e os interfones do edifício foram trocados, um circuito interno de TV foi instalado para reforçar a segurança e a sala de ginástica ganhou novos aparelhos. 

"Tudo isso sem mexer no bolso dos moradores. Essas melhorias foram feitas só com o dinheiro do aluguel da cobertura. Hoje em dia, em que os condomínios passam por dificuldades financeiras, o acordo com empresas de telefonia têm sido benéfico", alega ele. O contrato do Barão do Café com a Nextel é de dez anos, com possibilidade de renovação por mais dez. 

No Condomínio Morada dos Deuses, no Jardim Paulista, a polêmica foi maior. Os moradores, que nos últimos dias vem discutindo, de forma acirrada, a perfuração de um poço artesiano, conforme mostrou a Gazeta de Ribeirão no último final de semana, já haviam se envolvido anteriormente numa outra briga, por causa de uma antena de celular da empresa Claro, instalada na cobertura de um dos edifícios - o condomínio, que tem 120 apartamentos, é composto por três prédios. 

A exemplo do que ocorreu num terreno do Rotary, no Jardim Irajá, com uma antena da Nextel (veja texto nesta página), a instalação do equipamento da Claro no Morada dos Deuses foi feita sem licença municipal. Por isso, a Fiscalização Geral embargou a obra. Como a antena continuou ligada, o síndico, Mauro Paschoalin, foi acionado judicialmente. A prefeitura entrou com uma ação demolitória na 1º Vara da Fazenda Pública. 

"Se tivesse alguma irregularidade, acho que a Claro não iria instalar a antena. Por que vários edifícios podem alugar uma área para isso e eu não posso?", questiona Paschoalin. O contrato com a empresa, feito em setembro do ano passado, é de R$ 2.500,00 mensais. "Com esse dinheiro, eu poderia trocar todo o piso da área social", diz o síndico, que está sendo defendido na Justiça por advogados da Claro. 

A Claro foi procurada pela Gazeta, mas a assessoria de imprensa da empresa informou que os diretores só voltam a trabalhar hoje. 

''Caso Rotary'' espera decisão

O chefe da Fiscalização Geral, Vanderci Faustino, não confirma quantos casos de embargo de antenas existem em Ribeirão. Ele afirma apenas que o procedimento não é raro e, se for desobedecido, o responsável pela área onde a antena foi instalada pode responder a uma ação movida pela prefeitura, como aconteceu com o síndico do Condomínio Morada dos Deuses. 

O caso mais recente ocorreu num terreno do Rotary, no Irajá. A instalação de uma antena da Nextel no final de novembro gerou polêmica, que a Gazeta de Ribeirão vem acompanhando. Segundo um grupo de moradores do bairro, a obra desobedeceu à lei nº 4133, de maio de 1982, que autorizou o poder público a doar a área ao Rotary. Revoltados, eles entraram com representações no Ministério Público. 

O promotor da Cidadania, Sebastião Sérgio da Silveira, determinou o embargo da antena. A fiscalização concedeu um prazo de 15 dias para a sua retirada, o que não ocorreu. O Rotary alega que foi notificado somente a regularizar a situação do terreno, que não tinha "habite-se", documento que atesta que a construção da sede da entidade seguiu as normas municipais.

01/03/2006.

Fonte: Gazeta de Ribeirão

Caixa não poderá mais escolher administradora de condomínio

O Ministério Público Federal (MPF) moveu uma ação contra a Caixa Econômica Federal (CEF) para que esta retire cláusulas abusivas de seus manuais normativos relativos ao Programa de Arrendamento Residencial (PAR). As normas preveem que o banco é responsável por escolher a empresa que fará a administração condominial dos empreendimentos do PAR, bem como, por escolher o síndico e por estabelecer a convenção condominial.

Para o procurador da República Rômulo Almeida, responsável pela ação, esta prática configura venda casada e imposição de desvantagem excessiva aos consumidores, com evidente desequilíbrio à relação contratual, uma vez que, ao adquirirem um imóvel, aqueles são obrigados a aceitar a prestação do serviço de administração do condomínio que não escolheram. No processo, o MPF pede que a decisão judicial tenha abrangência em todo o território nacional.

A norma da Caixa Econômica Federal prevê que, enquanto o Fundo de Arrendamento (FAR) detiver 2/3 das unidades residenciais do condomínio, o síndico será obrigatoriamente pessoa jurídica indicada e contratada pelo banco. Entretanto, as custas desse serviço devem ser arcadas pelos moradores, inclusive, os arrendatários. Além disso, o próprio banco impõe uma convenção condominial padrão, que deve ser observada por todos, mas que não pode ser alterada pelos moradores.

Para o procurador Rômulo Almeida, esta normatização da CEF desconsidera conceitos e normas da legislação consumerista e civil e simplesmente “retira” os arrendatários da condição de condôminos, mesmo sendo estes detentores de um direito real de aquisição.

O caso chegou ao conhecimento do MPF através de uma representação de um morador do condomínio Residencial Lagoa Doce, localizado em Aracaju (SE) que atualmente tem por síndica a empresa AC Empreendimentos, também ré na ação. Neste contrato, a Caixa repassou para a empresa inclusive a fixação unilateral do valor das taxas mensais a serem pagas por todos os condôminos, valor esse, que influencia diretamente na remuneração devida à AC Empreendimentos.

No processo, o MPF também pretende que a Caixa e a AC Empreendimentos permitam que condôminos do Residencial Lagoa Doce sejam autorizados judicialmente a realizar alterações na convenção condominial daquele conjunto habitacional, elegerem síndico, bem como escolherem a empresa que irá administrar o condomínio. Ainda nos pedidos liminares, foi requerido que a Caixa suspenda essa norma em todo o território nacional, impedindo-se a assinatura de novos contratos e renovação dos atuais.

26/04/2012

(Da Redação, com informações da Ascom MPF/SE)