Diariamente, chegam aos condomínios milhares de correspondências, mas, nem sempre, todas elas chegam às mãos dos destinatários e em tempo hábil. As caixas de correspondências são uma solução para o problema, mas não evitam o extravio.
Esquecidas em um local pouco visível, as caixas de correspondências são muito importantes em um condomínio. Seja de madeira ou aço, nelas são depositadas todos os documentos, correspondências e encomendas dos condôminos, que, em momento oportuno as recolherão, mediante o uso de uma chave, que fi ca em seu poder. Mas, a distribuição e entrega de correspondências nem sempre está livre de problemas e dúvidas em condomínios. Quem é o responsável por esta distribuição:
o carteiro ou o porteiro? Qual o local mais adequado para a instalação deste móvel? Como garantir a segurança de cada compartimento e evitar a violação de correspondências? Qual o tamanho ideal de cada compartimento? O condomínio deve garantir que toda correspondência chegue ao destinatário
nas mesmas condições em que foram entregues pelos Correios. Por isso, os escaninhos devem ter tamanho suficiente para que não sejam desviadas nem danificadas. Normalmente, elas possuem as seguintes dimensões: 32cm largura x 9cm altura e 46cm de profundidade, próprio para correspondências e jornais. Caso cheguem encomendas maiores que estas medidas, o porteiro tem a responsabilidade de entregar ao destinatário em mãos. Seguindo o mesmo raciocínio, o local mais adequado é aquele que proteja as correspondências da chuva e do sol, mas esteja em um espaço de fácil acesso. Por isso, os condomínios reservam um local próximo da portaria, evitando que danos sejam causados.
Extravio
Um fato recorrente em boa parte dos condomínios é o extravio de cartas e encomendas que chegam ou deveriam chegar pelos Correios. O problema gera conflitos entre condôminos e a administração
e até entre vizinhos, mas poderia ser evitado com um bom planejamento da recepção e da distribuição da correspondência. Em condomínios residenciais de grande porte, que contam
com funcionários na portaria, o recebimento de correspondências e encomendas para os moradores deve ser centralizado nos porteiros, que estiverem de serviço. Caso haja extravio da correspondência recebida pelo porteiro, com eventual dolo para o destinatário, o condomínio pode ser responsabilizado judicialmente. Depois de a correspondência ser recebida, o porteiro deve providenciar sua distribuição, que pode ser a entrega direta para o condômino, com protocolo de recebimento, em caso de encomenda, ou o depósito da carta em escaninhos individuais, por unidade,
trancados a chave, com cópia única de posse do condômino. Esse tipo de organização dá mais segurança à distribuição da correspondência.
Quando não tem porteiro
Já nos condomínios de menor porte, que não têm funcionários na portaria, o recebimento da correspondência deve ser feito com a instalação de uma caixa de correio grande, fechada também
a chave, em área em que o carteiro ou entregador tenha acesso pelo lado de fora do prédio. A distribuição pode ser feita por uma faxineira, pelo próprio síndico ou por outra pessoa escolhida
pelos condôminos, com a entrega direta da correspondência ao destinatário ou com a colocação da carta no escaninho destinado à unidade onde ele reside que também precisa ser trancada a
chave, com cópia única de posse do referido condômino. Quem não conta com serviço de porteiro, deve ainda se precaver, antecipando situações e estabelecendo fórmulas para o recebimento de correspondências. Os condôminos de unidades que ficam vazias o dia inteiro, por exemplo, podem combinar com um vizinho o recebimento de cartas registradas e encomendas.
E os Correios?
A distribuição de cartas pelos Correios segue uma lógica, que nem sempre agrada. Se em casa todo mundo recebe a correspondência na própria caixa, nos condomínios, dependendo de como ele está organizado, não. Os carteiros não têm obrigação, por lei, de colocar as correspondências em cada
escaninho, e sim a uma pessoa responsável, que pode ser o porteiro, o síndico ou um morador, previamente escolhido para este fim.
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